一般社団法人Healthcare Ops代表の小迫です。
今回は、メールの管理法についてまとめてます。
社会人になって、常に追いかけくる数値がいくつかあると思います。
- 自分の年齢
- 自分の年収や銀行口座残高
- スマートフォンのバッテリーの残％
- 締切までの日数
多くの数値に毎日触れていますが、私がもっとも気になってしまうのはメールの未読数。
多くの管理法を試した過去
社会人１年目のころから、多くのメールの管理法を試しました。
- プロジェクトベースでのフォルダ分け
- 送信者の部署別のフォルダ分け
- 大事なメールや残しておきたいメール専用フォルダの設置
先輩のマネをして、がんばって管理・運用してみましたが、どれも私には合いませんでした。合わないながら、ごまかしごまかしメールを捌いていたある日、MIT media labの所長 伊藤穰一氏が、こんなブログを書いているのを見つけました。
Eメールとタスク管理プロトコル - Joi Ito's Web - JP
MIT media labの所長でさえ、メール管理に最善を尽くして、改善を続けているのなら、自分も見直す必要があると感じ、現在の運用に至りました。
たどり着いた、３つのフォルダのみで管理する運用
たどり着いたのは、３つのフォルダのみで運用するメール管理法です。
３つのフォルダは、以下の通り。
- 受信箱
- Later
- DONE
受信箱は、自分に送られるすべてのメールを受ける箱です。
メーリングリストやCCなども区別せずに、すべてをこの箱に入れています。
受信箱に入ったメールは、以下の４アクションに落とし込めます。
- 返事をする。
- Laterに保存する。
- 消す。
- DONEに入れる。
返事は、基本的に２４時間以内に行います（このルールを守れないことは多々あります）。
Laterに保存するのは、１ヶ月以上の単位で見返す必要がある資料が添付されているときです。
消すのは、自動で送られてくるメーリングリスト、自分にほとんど関係のないCCのメールです。
Laterか消す以外は、読み終わったら（返事をしたものも含めて）すべてDONEに移します。
そして、半期や年度に１回、DONEのフォルダが重くなりすぎます。そのとき、メールを溜め込んだDONEフォルダの名称を「20XX年度」というフォルダに変更します。
そして、新しくDONEフォルダを作成して、通常の管理方法に戻ります。
シンプルにできるのはテクノロジーのおかげ
受信箱、Later、DONEの３つのフォルダで運用できるようなったのは、テクノロジーのおかげです。
- まず、メールの容量が圧倒的に増えたこと。
- 次に、メールを管理するアプリケーションの検索機能が大幅に向上したこと。
この２点によって、私のメール管理の運用は大幅に楽になりました。
それでも容量がなくなったら、、、
会社によっては、一人あたりのメールの容量が少ないところもあるでしょう。
そんなときは、わたしは過去の年度のフォルダを容赦なく消すことにしています。
直近で大事なものは、Laterフォルダにあります。よっぽど大事なメールや重い資料であれば、パソコンのフォルダにダウンロードしています。
そして、誰かがCCに入っているメールの場合、自分が消してしまっても、たいてい他の人が持っています（無責任だけど、、、それが事実）。
ですので、メールの容量がなくなったら、容赦なく過去のメールは消しましょう！
まとめ
メールの管理法は人の数だけ存在すると思います。
私がたどり着いたのは、３つのフォルダのみで管理する運用でした。
- 受信箱
- Later
- DONE
受信箱に来たメールは、４アクションで整理します。
- 返事をする。
- Laterに保存する。
- 消す。
- DONEに入れる。
そして、過去のメールは消しましょう。
この運用にたどり着いてから、メールを「管理」する時間はほとんどゼロになりました。返信の速度も上がりました。
いま、みなさんの中で自分のメール管理法に納得いってない方がいれば、ぜひお試しいただきたいです。